Gói ACHASO Drive Tiêu Chuẩn

Tổng quan

Gói ACHASO DRIVE Tiêu chuẩn là giải pháp lưu trữ và quản trị tài sản dữ liệu tập trung dành cho doanh nghiệp. Được xây dựng trên triết lý “Gom tụ tri thức — Phân quyền bảo mật — Kiểm soát sở hữu”, ACHASO DRIVE biến toàn bộ tài liệu, bản vẽ, hợp đồng và hồ sơ vận hành nằm rải rác thành một kho dữ liệu số dùng chung, thuộc quyền sở hữu tuyệt đối của công ty.

Gói Tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp thiết lập cây thư mục chuẩn hóa theo sơ đồ tổ chức, phân quyền truy cập sâu tới từng vị trí công tác và ngắt kết nối tức thì khi nhân sự nghỉ việc, đảm bảo tài sản tri thức của doanh nghiệp luôn được an toàn và khôi phục dễ dàng trong mọi tình huống.

Dấu hiệu Doanh nghiệp đang cần triển khai ACHASO DRIVE

Doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng Gói ACHASO DRIVE Tiêu chuẩn ngay khi xuất hiện các rủi ro vận hành sau:

• Dữ liệu phân tán trên thiết bị cá nhân: Bản vẽ lưu ở máy tính bàn kỹ thuật, báo giá nằm trong Zalo cá nhân kinh doanh, hợp đồng gửi qua Gmail… Khi cần gấp thì không ai biết tìm ở đâu.

• Thất thoát dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc: Nhân viên bàn giao công việc qua loa, xóa sạch thư mục làm việc hoặc mang theo toàn bộ file dữ liệu quan trọng ra ngoài mà công ty không có cách nào thu hồi.

• Nguy cơ rò rỉ bí mật kinh doanh: Các file báo giá gốc, danh sách khách hàng hay công thức sản xuất được gửi tự do qua các nhóm chat, bất kỳ ai cũng có thể tải về máy cá nhân hoặc chuyển tiếp ra ngoài.

• Loạn phiên bản tài liệu (Version Control): Không kiểm soát được đâu là file chốt cuối cùng, dẫn đến việc nhân viên sử dụng lầm bản vẽ cũ hoặc gửi nhầm báo giá hết hiệu lực cho khách hàng.

Doanh nghiệp phù hợp

Gói ACHASO DRIVE Tiêu chuẩn được thiết kế tối ưu cho:

• Doanh nghiệp Thương mại, Sản xuất & Kỹ thuật: Sở hữu khối lượng lớn bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ sản phẩm, catalog, hợp đồng và chứng từ cần lưu trữ chuẩn hóa theo dự án/khách hàng.

• Doanh nghiệp B2B có nhiều phòng ban: Cần không gian làm việc chung để các bộ phận (Kinh doanh, Kế toán, Kỹ thuật, HR) chia sẻ tài liệu mượt mà nhưng vẫn giữ khoảng cách an toàn về bảo mật.

• Các đội ngũ từ 10 – 50 nhân sự: Đang muốn loại bỏ thói quen lưu file lộn xộn trên máy tính cá nhân hoặc dùng các tài khoản Google Drive/OneDrive cá nhân thiếu kiểm soát.

Lợi ích triển khai

• Khóa chặt quyền sở hữu dữ liệu: 100% tài liệu tạo ra trên hệ thống thuộc về doanh nghiệp. Khi nhân sự nghỉ việc, Admin chỉ cần ngắt tài khoản trong 1-click là toàn bộ dữ liệu ở lại nguyên vẹn.

• Truy xuất thông tin trong 3 giây: Cấu trúc cây thư mục đồng nhất giúp nhân viên mới vào làm hay nhân sự lâu năm đều dễ dàng tìm đúng file mình cần mà không phải đi hỏi từng người làm tốn thời gian vô ích và gây ra sự phiền toái không đáng có.

• Chống chảy máu dữ liệu (Data Loss Prevention): Phân quyền xem/chỉnh sửa linh hoạt, hỗ trợ chế độ xem trực tuyến mà không cho phép tải (Download) file về máy cá nhân đối với các dữ liệu nhạy cảm.

• An tâm trước sự cố thiết bị: Máy tính nhân viên bị hỏng, dính virus hay mất mát cũng không làm ảnh hưởng đến dữ liệu chung trên Cloud, khôi phục lại phiên bản cũ dễ dàng.

Các tính năng cốt lõi trong Gói Tiêu chuẩn

Quy hoạch Cây Thư mục Chuẩn Doanh nghiệp

Chuẩn hóa cấu trúc lưu trữ theo Phòng ban (Kinh doanh, Kế toán, Kỹ thuật…) và theo Dự án/Khách hàng. Bỏ hoàn toàn thói quen mỗi người tự tạo thư mục một kiểu bừa bộn.

Phân quyền Truy cập Sâu & Bảo mật File

Cấu hình chi tiết quyền hạn cho từng vị trí công tác: Quyền xem, Quyền chỉnh sửa, Quyền quản trị hoặc Khóa chức năng tải về (Download) đối với các file hợp đồng, báo giá, công thức quan trọng.

Lịch sử Phiên bản (Version Control) & Khôi phục Dữ liệu

Hệ thống tự động ghi nhận nhật ký chỉnh sửa và lưu lại các phiên bản cũ của file. Người dùng có thể xem lại lịch sử ai đã sửa gì hoặc khôi phục lại file gốc khi lỡ tay thao tác sai.

Đồng bộ Multi-Device & Tìm kiếm Thông minh

Cho phép truy cập và xem tài liệu mượt mà trên cả Laptop, Tablet và Smartphone. Công cụ tìm kiếm hỗ trợ lọc nhanh theo tên file, định dạng hoặc người khởi tạo.

Quản trị Tài khoản & Thu hồi Quyền 1-Touch

Giao diện Admin dành riêng cho Trưởng phòng/Chủ doanh nghiệp để cấp mới, đổi mật khẩu hoặc khóa tài khoản nhân sự lập tức khi có sự thay đổi về nhân sự.

Phạm vi Triển khai Gói Tiêu chuẩn (Scope of Work)

Hạng mục	Phạm vi chi tiết trong Gói Tiêu chuẩn
Khởi tạo Hạ tầng	Kích hoạt Workspace ACHASO DRIVE trên hạ tầng Cloud Server bảo mật tiêu chuẩn.
Quy hoạch Thư mục	Tư vấn & Cấu hình Cây thư mục dùng chung chuẩn hóa theo sơ đồ tổ chức phòng ban của doanh nghiệp.
Cấu hình Phân quyền	Khai báo danh sách User và thiết lập bảng phân quyền truy cập/bảo mật chi tiết cho từng bộ phận.
Hướng dẫn Tải dữ liệu	Hướng dẫn phương pháp chuẩn hóa và chuyển đổi (Migrate) dữ liệu từ máy tính cũ lên hệ thống Cloud.
Đào tạo & Bàn giao	01 buổi hướng dẫn thao tác lưu trữ chuẩn cho nhân sự & 01 buổi đào tạo Admin quản trị phân quyền.
Tài liệu Bàn giao	Sơ đồ Cây thư mục phòng ban + Bộ tài liệu hướng dẫn quy chuẩn lưu trữ & bảo mật tài liệu.

Quy trình Triển khai

1. Khảo sát Sơ đồ Tổ chức & Quy hoạch Thư mục: Rà soát cấu trúc phòng ban thực tế, thống nhất sơ đồ cây thư mục và danh sách nhân sự sử dụng.

2. Khởi tạo & Cấu hình Phân quyền: Dựng hệ thống Cloud Drive, tạo tài khoản người dùng và thiết lập ma trận phân quyền bảo mật theo từng cấp bậc.

3. Đào tạo & Chuyển đổi Dữ liệu Mẫu: Đưa các bộ tài liệu nòng cốt lên hệ thống, đào tạo anh em nhân sự thói quen lưu trữ, tìm kiếm và làm việc trực tiếp trên Drive.

4. Nghiệm thu & Bàn giao Quyền Admin: Bàn giao tài khoản Master Admin cho Ban Giám đốc/IT và chính thức vận hành toàn bộ dữ liệu trên ACHASO DRIVE.