Gói ACHASO Kamra Tiêu Chuẩn

Tổng quan

Gói ACHASO Kamra Tiêu chuẩn (phát triển trên nền tảng ứng dụng Kamra – Open-source Hotel PMS trên Frappe Framework) là hệ thống Quản trị Vận hành Khách sạn & Cơ sở Lưu trú Chuẩn hóa Toàn diện. Giải pháp bao phủ trọn vẹn vòng đời trải nghiệm của khách hàng – từ sơ đồ phòng trực quan (Front Desk Tape Chart), quản lý đặt phòng (Reservation), bán dịch vụ F&B/POS, điều hành buồng phòng (Housekeeping) cho đến hệ thống tính tiền, quản lý hóa đơn (Folio & Billing) và báo cáo doanh thu theo thời gian thực. ACHASO Kamra biến những quy trình quản lý lưu trú phức tạp thành các thao tác số hóa nhịp nhàng, chính xác và chuyên nghiệp.

Dấu hiệu Doanh nghiệp đang cần triển khai ACHASO Kamra

Doanh nghiệp nên nâng cấp lên ACHASO Kamra ngay khi hoạt động vận hành cơ sở lưu trú bắt đầu xuất hiện những bất cập sau:

• Sơ đồ phòng rời rạc, dễ xảy ra Overbooking: Quản lý lịch phòng bằng sổ sách hoặc file tính thủ công dễ dẫn đến việc đặt trùng phòng, nhầm hạng phòng hoặc giao nhầm phòng chưa dọn dẹp cho khách.

• Thanh toán & Tính phí dịch vụ phát sinh chậm trễ: Phụ thu Minibar, dịch vụ giặt là hay nhà hàng (F&B) bị bỏ sót, không tự động chuyển vào hồ sơ phòng (Guest Folio), khiến quy trình Check-out kéo dài và gây thất thoát doanh thu.

• Đội ngũ Lễ tân và Buồng phòng mất kết nối: Lễ tân không cập nhật kịp thời trạng thái phòng (đang dọn, đã dọn, đã kiểm tra hay cần sửa chữa) từ nhóm Housekeeping, làm chậm tiến độ nhận phòng của khách.

• Thiếu công cụ đo lường hiệu suất & Doanh thu: Chủ cơ sở không thể theo dõi chính xác tỷ lệ lấp đầy phòng (Occupancy Rate), doanh thu trung bình trên mỗi phòng (RevPAR) hay kiểm tra báo cáo Night Audit định kỳ.

Doanh nghiệp phù hợp

Gói ACHASO Kamra Tiêu chuẩn là sự lựa chọn tối ưu cho:

• Khách sạn Boutique & Resort: Các cơ sở lưu trú quy mô từ vừa đến lớn cần chuẩn hóa sơ đồ vận hành chuyên nghiệp.

• Chuỗi Villa, Căn hộ dịch vụ & Homestay (Short-term Rentals): Các đơn vị quản lý tập trung nhiều villa, chuỗi căn hộ lưu trú ngắn hạn và trung hạn.

• Khách sạn tích hợp Nhà hàng & Tổ chức Sự kiện: Các đơn vị vận hành mô hình phức hợp có nhà hàng, điểm bán F&B/POS và dịch vụ phòng đi kèm.

Lợi ích khi triển khai cùng ACHASO

• Tối ưu hóa Vận hành Lễ tân (Front Desk & Tape Chart): Trực quan hóa toàn bộ trạng thái phòng theo thời gian thực. Thao tác nhận phòng, trả phòng hay đổi phòng được thực hiện nhanh chóng chỉ trong vài thao tác.

• Tích hợp F&B/POS & Tính phí Tập trung (Folio Posting): Mọi hóa đơn ăn uống từ nhà hàng, minibar hay dịch vụ phụ trợ đều tự động đẩy thẳng vào Folio của phòng khách đang ở để thanh toán gọn gàng khi Check-out.

• Chuyển đổi số Quy trình Buồng phòng (Housekeeping App): Số hóa danh sách công việc dọn phòng trên giao diện riêng cho nhân viên buồng phòng, giúp trạng thái sạch/bẩn được cập nhật tức thì tới Lễ tân.

• Minh bạch Tài chính & Khai báo Thuế: Chuẩn hóa hệ thống tính tiền, hỗ trợ xuất hóa đơn tài chính (GST/VAT), phân tách dòng tiền theo từng tài khoản khoản thu và kết nối dữ liệu mượt mà với kế toán ERPNext.

Các tính năng cốt lõi trong Gói Tiêu chuẩn

Sơ đồ Phòng Trực quan & Lịch Đặt (Front Desk & Room Tape Chart)

Màn hình quản lý trạng thái phòng tập trung. Cho phép xem danh sách nhận phòng/trả phòng trong ngày, gán phòng, thực hiện đổi phòng (Room Change) và quản lý danh sách chờ (Waitlist) linh hoạt.

Quản lý Đặt phòng & Hồ sơ Khách hàng (Reservation & Guest Folio)

Lưu trữ chi tiết lịch sử lưu trú, thông tin cá nhân khách hàng. Tự động khởi tạo và quản lý hồ sơ thanh toán (Guest Folio) hỗ trợ tách hóa đơn (Split Billing) hay chuyển tiền phòng giữa các Folio.

Tích hợp Điểm bán F&B / POS & Đồ uống Minibar (Restaurant POS & Minibar Posting)

Hệ thống điểm bán F&B POS kết nối trực tiếp với buồng phòng. Cho phép nhân viên nhà hàng hoặc lễ tân ghi nhận dịch vụ room service, minibar vào Folio của khách chỉ với vài thao tác chọn số phòng.

Bảng Điều hành Buồng phòng & Bảo trì (Housekeeping & Maintenance Board)

Giao diện chuyên biệt cho đội ngũ vệ sinh và bảo trì. Phân công nhiệm vụ dọn dẹp theo ca, cập nhật tình trạng vật tư Minibar, ghi nhận đồ thất lạc (Lost & Found) và báo lỗi thiết bị hỏng hóc.

Khai báo Night Audit & Báo cáo Quản trị (Night Audit & Revenue Analytics)

Thực hiện quy trình chốt ngày tự động (Night Audit), tự động tính cước lưu trú qua đêm. Cung cấp hệ thống báo cáo công suất lấp đầy phòng, chỉ số RevPAR, báo cáo ca Lễ tân và doanh thu dịch vụ tổng hợp.

Phạm vi Triển khai Gói Tiêu chuẩn (Scope of Work)

Hạng mục	Phạm vi chi tiết trong Gói Tiêu chuẩn
Khởi tạo Hệ thống	Khởi tạo ứng dụng ACHASO Kamra độc lập trên hạ tầng Cloud Server bảo mật.
Cấu hình Phân hệ	Thiết lập cây danh mục Tầng/Phòng, hạng phòng, chính sách giá (Rate Plans), danh mục F&B và thuế suất.
Chuẩn hóa Dữ liệu	Hỗ trợ nạp 01 tệp dữ liệu danh mục Phòng & Danh sách thông tin Đặt phòng hiện tại vào phần mềm.
Đào tạo & Bàn giao	01 buổi đào tạo cho Lễ tân, Quản lý khách sạn, Thu ngân F&B và Trưởng nhóm Buồng phòng vận hành phần mềm.

Quy trình Triển khai

1. Khảo sát Cơ cấu Phòng & Bảng giá: Tiếp nhận sơ đồ mặt bằng phòng, danh mục hạng phòng, bảng giá dịch vụ F&B, Minibar và quy chuẩn thanh toán hiện tại.

2. Cài đặt & Cấu hình Sơ đồ Vận hành: Thiết lập cây sơ đồ phòng trên Tape Chart, cấu hình luồng gán phí tự động (Folio Charge), mẫu hóa đơn và các vai trò phân quyền nhân sự.

3. Thử nghiệm Luồng Đặt phòng & Night Audit: Chạy thử quy trình tạo Đặt phòng, Check-in, gọi đồ F&B ghi nợ phòng, chạy Night Audit chốt ngày và Check-out thanh toán.

4. Nghiệm thu & Đào tạo Quản trị: Hướng dẫn Lễ tân và Quản lý vận hành thạo các thao tác báo cáo, bàn giao tài khoản Master cho chủ cơ sở.