Gói ACHASO ERPNext Tiêu Chuẩn

Tổng quan

Gói ACHASO ERP Tiêu chuẩn là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hợp nhất, kết nối toàn bộ luồng hoạt động cốt lõi từ Mua hàng (Procurement), Kho & Bán hàng (Inventory & Sales), Kế toán – Tài chính (Finance) cho đến Nhân sự (HRM).

Được xây dựng trên triết lý “Một nguồn dữ liệu duy nhất — Kiểm soát thời gian thực”, ACHASO ERPNext loại bỏ hoàn toàn tình trạng “ốc đảo thông tin” giữa các phòng ban. Hệ thống tự động liên kết chứng từ, đồng bộ tồn kho và phản ánh chính xác dòng tiền doanh nghiệp, giúp Ban Lãnh đạo điều hành doanh nghiệp dựa trên số liệu thực thay vì cảm tính.

Dấu hiệu Doanh nghiệp đang cần triển khai ACHASO ERPNext

Doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp lên Gói ACHASO ERPNext Tiêu chuẩn ngay khi xuất hiện các triệu chứng nghẽn vận hành sau:

• Số liệu giữa các phòng ban lệch nhau: Kế toán, Mua hàng và Trưởng kho sở hữu 3 số liệu tồn kho/công nợ khác nhau; tốn nhiều ngày mỗi cuối tháng chỉ để đối soát chéo.

• Tồn kho mất kiểm soát: Thường xuyên xảy ra các tình trạng đứt gãy chuỗi hàng hóa để bán hoặc ngược lại — tồn kho dư thừa quá hạn, đọng vốn nhưng không phát hiện kịp thời.

• Báo cáo tài chính trễ hạn: Ban Giám đốc phải chờ từ 10 – 15 ngày sau khi kết thúc tháng mới có báo cáo Lãi/Lỗ (P&L) và dòng tiền, làm lỡ mất các quyết định kinh doanh quan trọng.

• Quy trình duyệt thủ công, chồng chéo: Các đề nghị mua hàng, thanh toán, xuất kho phải qua nhiều tầng duyệt giấy tờ, khiến tốc độ xử lý đơn hàng bị chậm trễ nghiêm trọng.

Doanh nghiệp phù hợp

Gói ACHASO ERPNext Tiêu chuẩn được tối ưu hóa đặc biệt cho:

• Doanh nghiệp Thương mại & Phân phối: Quản lý danh mục hàng hóa (SKU) lớn, nhiều kho hàng, chuỗi cửa hàng hoặc hệ thống đại lý cần kiểm soát tồn kho tức thời.

• Doanh nghiệp Sản xuất quy mô vừa & nhỏ (SMB): Cần quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM), tính giá thành sản xuất thực tế và theo dõi tiến độ đơn hàng.

• Các Doanh nghiệp đang phát triển nhanh: Đã sử dụng các phần mềm, công cụ rời rạc (Sổ sách, Excel, CRM riêng) và bắt đầu cảm thấy sự đứt gãy khi quy mô doanh số/nhân sự tăng gấp đôi.

Lợi ích triển khai

• Chuẩn hóa & Tự động hóa Luồng công việc (Workflow): Đơn hàng từ CRM sẽ tự động chuyển sang Yêu cầu xuất kho => Kế toán ghi nhận Công nợ => Giảm tồn kho Real-time, loại bỏ 90% thao tác nhập liệu lại.

• Kiểm soát Tồn kho & Chi phí tối ưu: Nhận diện chính xác giá vốn hàng bán (COGS), định mức hao hụt và cảnh báo ngưỡng tồn kho tối thiểu/tối đa để tối ưu dòng vốn lưu động.

• Minh bạch Dòng tiền & Báo cáo Real-time: Ban Lãnh đạo có thể xem Báo cáo Doanh thu, Chi phí, Công nợ và P&L Quản trị bất kỳ lúc nào ngay trên Dashboard.

• Nâng cao Năng lực Cạnh tranh: Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giao hàng đúng hạn và giảm thiểu tối đa các rủi ro thất thoát trong vận hành nội bộ.

Các tính năng cốt lõi trong Gói Tiêu chuẩn

Quản lý Mua hàng & Cung ứng (Procurement)

• Quản lý Hồ sơ Nhà cung cấp, bảng giá theo thời điểm và lịch sử giao hàng.

• Luồng lập và duyệt Yêu cầu mua hàng (PR) => Đơn mua hàng (PO).

• Theo dõi tiến độ nhập hàng, đối soát hóa đơn nhà cung cấp và quản lý công nợ phải trả (AP).

Quản lý Kho & Vật tư (Inventory Management)

• Quản lý đa kho, đa vị trí (Bin/Shelf), hỗ trợ nhiều đơn vị tính (DVT).

• Khai báo và quản lý hàng hóa theo Lô (Lot), Hạn sử dụng (Expiry Date) hoặc Serial Number.

• Tự động tính giá xuất kho theo các phương pháp chuẩn (FIFO, Bình quân tức thời…).

• Kiểm kê kho định kỳ, lập phiếu điều chỉnh và theo dõi luồng luân chuyển nội bộ giữa các kho.

Quản lý Bán hàng & Công nợ Phải thu (Sales & AR)

• Đồng bộ Đơn bán hàng (SO) từ bộ phận CRM/Kinh doanh.

• Quản lý chính sách giá, chiết khấu theo nhóm khách hàng hoặc hạn mức tín dụng (Credit Limit).

• Theo dõi tuổi nợ, lịch thu nợ và tự động cảnh báo khi khách hàng quá hạn thanh toán.

Quản lý Kế toán Quản trị Cơ bản (Finance & Accounting)

• Tự động hạch toán các nghiệp vụ phát sinh từ Mua hàng, Bán hàng, Thu/Chi quỹ và Ngân hàng.

• Quản lý sổ quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng và các khoản tạm ứng nội bộ.

• Tự động tổng hợp Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo Kết quả Kinh doanh (P&L) và Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Quản trị.

Quản lý Sản xuất Tiêu chuẩn (Manufacturing – Optional Module)

• Khai báo Định mức Nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials) đa cấp.

• Lập Lệnh sản xuất (WO), cấp phát vật tư theo định mức và ghi nhận thành phẩm nhập kho.

• Tự động tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công để tính giá thành sản phẩm.

Phạm vi Triển khai Gói Tiêu chuẩn (Scope of Work)

Hạng mục	Phạm vi chi tiết trong Gói Tiêu chuẩn
Khởi tạo Hệ thống	Cấu hình Hạ tầng Cloud ERP tiêu chuẩn, bảo mật cao cấp và sao lưu dữ liệu tự động.
Số lượng Phân hệ	Triển khai trọn bộ 4 phân hệ cốt lõi: Mua hàng, Kho, Bán hàng & Kế toán Quản trị.
Cấu hình Luồng nghiệp vụ	Thiết lập luồng phê duyệt tiêu chuẩn cho 03 quy trình: Mua hàng, Bán hàng và Thu/Chi.
Chuẩn hóa Danh mục	Hỗ trợ Import Danh mục Vật tư/Hàng hóa, Nhà cung cấp, Khách hàng, Số dư đầu kỳ (Tối đa 5.000 bản ghi).
Đào tạo & Chuyển giao	Đào tạo tập trung theo từng bộ phận (Mua hàng, Kho, Bán hàng, Kế toán) & 01 buổi cho Ban Quản trị.
Tài liệu Bàn giao	Bàn giao Sơ đồ Luồng nghiệp vụ (Workflow Matrix) và Bộ tài liệu hướng dẫn thao tác chuẩn.

Quy trình Triển khai 5 Bước (Chuẩn ERP)

1. Khảo sát & Chuẩn hóa GAP Analysis: Rà soát quy trình hiện tại, xác định khoảng cách giữa nghiệp vụ thực tế và chuẩn hóa trên ERP.

2. Cấu hình & Chuẩn hóa Dữ liệu: Dựng hệ thống, cài đặt sơ đồ tài khoản, phân quyền và import dữ liệu danh mục ban đầu.

3. Đào tạo Người dùng Cuối (End-user Training): Đào tạo thao tác chi tiết cho từng phòng ban trên môi trường dữ liệu thử nghiệm (Staging).

4. Chạy thử nghiệm UAT (User Acceptance Testing): Cho các phòng ban thực hiện mẫu các kịch bản mua – bán – nhập kho – kế toán thực tế để kiểm tra tính liên hoàn.

5. Go-Live & Đồng hành Vận hành: Chuyển sang hệ thống thực (Production), chốt số dư đầu kỳ và cử chuyên viên hỗ trợ trực tiếp tại doanh nghiệp.