Gói ACHASO PropMS Tiêu Chuẩn

Tổng quan

Gói ACHASO PropMS Tiêu chuẩn (phát triển trên nền tảng Frappe PropMS) là giải pháp Số hóa & Vận hành Bất động sản Cho thuê Chuyên nghiệp. Không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý dữ liệu, ACHASO PROPMS đóng vai trò như một “trợ lý vận hành thông minh”, giúp doanh nghiệp số hóa trọn vẹn từng điểm chạm trong vòng đời tài sản – từ cây sơ đồ mặt bằng chi tiết, quy trình ký kết hợp đồng cho thuê, tự động hóa chốt chỉ số điện nước, cho đến công tác bảo trì và kiểm soát dòng tiền. Giải pháp biến các hoạt động vận hành tòa nhà phức tạp trở nên ngăn nắp, minh bạch và tối ưu lợi nhuận trên từng mét vuông tài sản.

Dấu hiệu Doanh nghiệp đang cần triển khai ACHASO PropMS

Doanh nghiệp nên trang bị ACHASO PropMS ngay khi hoạt động quản lý bất động sản bắt đầu gặp phải các rào cản vận hành:

• Áp lực tính toán thủ công mỗi kỳ thu phí: Nhập liệu công tơ điện, nước, gas bằng sổ sách hoặc file Excel vừa tiêu tốn hàng tuần liền của bộ phận vận hành, vừa đối mặt với rủi ro sai sót, gây tranh chấp không đáng có với khách thuê.

• Mất kiểm soát vòng đời hợp đồng cho thuê: Các mốc thời gian quan trọng như thời hạn gia hạn, điều chỉnh giá thuê theo chu kỳ, lịch thanh toán định kỳ hay tiền đặt cọc bị bỏ quên, dẫn đến rủi ro thất thoát doanh thu hoặc tranh chấp pháp lý.

• Hiện trạng mặt bằng và tài sản bàn giao mơ hồ: Thiếu biên bản ghi nhận chi tiết hình ảnh, hiện trạng thiết bị và danh mục chìa khóa (Key Set) khi giao nhận mặt bằng, gây khó khăn cho công tác bàn giao và hoàn trả cọc khi kết thúc hợp đồng.

• Vận hành hạ tầng theo cảm tính: Công tác giám sát vệ sinh, an ninh và bảo trì thiết bị tòa nhà không có checklist chuẩn hóa, khiến chất lượng dịch vụ giảm sút và tuổi thọ hạ tầng xuống cấp nhanh chóng.

Doanh nghiệp phù hợp

Gói ACHASO PropMS Tiêu chuẩn là người đồng hành lý tưởng cho:

• Ban Quản lý Tòa nhà & Chung cư Thương mại: Các đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng cho thuê, căn hộ dịch vụ (Serviced Apartments) và tổ hợp thương mại cần chuẩn hóa quy trình dịch vụ.

• Chủ sở hữu Chuỗi Trung tâm Thương mại & Chợ Modern: Nơi tập trung hàng trăm gian hàng cho thuê với quy chuẩn biểu phí dịch vụ, công tơ điện nước và khung giá đa dạng.

• Chủ Đầu tư Cụm Công nghiệp & Kho Bãi: Các đơn vị cho thuê đất công nghiệp, nhà xưởng xây sẵn (RBF) và hệ thống kho vận quy mô lớn.

Lợi ích khi triển khai cùng ACHASO

• Giải phóng 90% thời gian cho bộ phận Quản lý & Kế toán: Tự động hóa hoàn toàn luồng tính tiền thuê, phí dịch vụ, chỉ số điện nước lũy tiến và phát hành hóa đơn chính xác tuyệt đối chỉ sau vài cú nhấp chuột.

• Thấu hiểu và tối ưu hóa “Sức khỏe” Tài sản: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về tỷ lệ lấp đầy (Occupancy Rate), dòng tiền dự kiến và các khoản công nợ quá hạn theo thời gian thực, giúp chủ đầu tư đưa ra các quyết định kinh doanh nhạy bén.

• Nâng tầm Trải nghiệm Khách thuê & Uy tín Thương hiệu: Sự minh bạch trong từng kỳ hóa đơn, quy trình bàn giao chìa khóa chuyên nghiệp và hạ tầng luôn được bảo trì đúng lịch sẽ giữ chân khách thuê dài lâu.

Các tính năng cốt lõi trong Gói Tiêu chuẩn

Quản lý Sơ đồ Mặt bằng & Hợp đồng Cho thuê (Property & Lease Hub)

Trực quan hóa toàn bộ danh mục tài sản theo cây cấu trúc (Tòa nhà -> Tầng -> Căn hộ/Gian hàng). Theo dõi chính xác trạng thái trống/đang thuê, lịch sử khách thuê, điều khoản hợp đồng và quản lý tiền đặt cọc an toàn.

Chốt Chỉ số Điện / Nước Tự động (Smart Meter Reading & Billing)

Ghi nhận chỉ số công tơ điện, nước, gas nhanh chóng. Hệ thống tự động áp đơn giá theo bậc thang lũy tiến hoặc cố định, sau đó tự động khởi tạo hóa đơn gửi trực tiếp đến từng khách thuê.

Bàn giao Mặt bằng & Quản lý Chìa khóa (Key Set & Handover Control)

Số hóa quy trình bàn giao: Ghi nhận chi tiết danh mục tài sản đi kèm, trạng thái chìa khóa (Key Set) và lưu trữ biên bản bàn giao kèm hình ảnh hiện trạng trước và sau khi cho thuê.

Checklist Giám sát & Quản lý Dịch vụ Tòa nhà (Daily Operation Checklist)

Cấu hình lịch kiểm tra an toàn, an ninh, vệ sinh hàng ngày cho đội ngũ vận hành. Đồng thời hỗ trợ theo dõi ca làm việc và chấm công cho đội ngũ nhân sự dịch vụ ngoài (Outsourced Staff).

Báo cáo Quản trị & Dự báo Dòng tiền (Occupancy & Revenue Analytics)

Hệ thống báo cáo trực quan cập nhật liên tục tỷ lệ lấp đầy mặt bằng, biểu đồ doanh thu theo thời gian, cùng danh sách cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn để chủ động kế hoạch kinh doanh.

Phạm vi Triển khai Gói Tiêu chuẩn (Scope of Work)

Hạng mục	Phạm vi chi tiết trong Gói Tiêu chuẩn
Khởi tạo Hệ thống	Khởi tạo phần mềm ACHASO PropMS độc lập trên hạ tầng Cloud Server an toàn, bảo mật.
Cấu hình Phân hệ	Thiết lập sơ đồ Tòa nhà/Mặt bằng, biểu mẫu Hợp đồng thuê, công thức tính tiền Điện/Nước và Checklist vận hành.
Chuẩn hóa Dữ liệu	Hỗ trợ nạp 01 tệp dữ liệu danh mục Mặt bằng & Hợp đồng hiện tại của doanh nghiệp vào hệ thống.
Đào tạo & Bàn giao	01 buổi đào tạo trực tiếp/trực tuyến cho Ban Quản lý Tòa nhà & Bộ phận Cho thuê vận hành thạo phần mềm.

Quy trình Triển khai

1. Lắng nghe & Khảo sát Hạ tầng: Tiếp nhận sơ đồ tòa nhà, danh mục mặt bằng, biểu phí dịch vụ, cách quản lý công tơ và mẫu hợp đồng thuê hiện tại của doanh nghiệp.

2. Cấu hình & May đo Luồng Quản lý: Thiết lập cây tài sản, cài đặt công thức tính tiền điện nước tự động, cấu hình mẫu biên bản bàn giao và lịch kiểm tra tòa nhà.

3. Chạy Thử nghiệm & Chốt Hóa đơn Mẫu: Thử nghiệm thao tác chốt số điện nước, phát hành hóa đơn tự động, gán phòng và kiểm tra luồng cảnh báo gia hạn hợp đồng.

4. Nghiệm thu & Đồng hành Vận hành: Hướng dẫn Ban Quản lý khai thác báo cáo dòng tiền, hoàn tất bàn giao tài khoản Master và chuyển sang giai đoạn hỗ trợ vận hành.